- Perder as historias clínicas non é só un problema técnico: tamén é legal e asistencial.
- Regra 3-2-1: 3 copias, en 2 soportes distintos, 1 delas fóra da consulta.
- O RXPD esixe poder restaurar os datos a tempo, e iso na práctica significa backup automático.
- Proba a recuperación periodicamente: un backup que non restaura non serve.
O día que morreu o disco duro
Chegas á consulta, acendes o ordenador e nada. O técnico confirma o peor: o disco fallou e os datos non se poden recuperar. Anos de historias clínicas, axenda, facturación e contactos de pacientes, desaparecidos. Non hai copia.
Pasa máis do que parece: discos que fallan, roubos, ransomware. E en saúde a consecuencia é tamén legal, porque debes conservar as historias clínicas, e asistencial, porque sen elas non podes atender ben.
O backup non é paranoia: é obriga legal e sentido común. Vexamos como montar un backup para clínicas que funcione.
A regra 3-2-1 de backup
3 copias dos datos:
- O orixinal, o que usas cada día.
- Unha copia local para recuperar rápido.
- Unha copia remota, fóra da consulta.
2 soportes distintos:
- Por exemplo, un NAS local máis a nube.
- Ou un NAS máis discos externos que se rotan.
1 copia fóra da consulta:
- Noutra localización física, a salvo de incendios, roubos ou inundacións.
- A nube conta como copia externa.
Que debe incluír o backup
Datos críticos
- Historias clínicas: a base de datos do teu software de xestión.
- Axenda: citas e reservas futuras.
- Datos de pacientes: contactos e historial de interaccións.
- Facturación: facturas, cobros e contabilidade.
- Documentación: consentimentos, informes e resultados de probas.
- Web: arquivos, base de datos e configuración.
- Correo: a correspondencia relevante. Microsoft 365 ou Google Workspace só permiten recuperar o borrado durante un tempo limitado.
Se o teu software de xestión está na nube, pregúntalle ao provedor cada canto copia, canto conserva, onde e se podes exportar os teus datos. É parte de saber onde se gardan realmente os datos dos teus pacientes.
Frecuencia de backup segundo a criticidade
Referencia orientativa para unha consulta pequena ou mediana:
| Datos | Frecuencia mínima | Retención |
|---|---|---|
| Historias clínicas | Diaria | Prazo legal de conservación |
| Axenda | Diaria | 6 meses |
| Facturación | Diaria | De 4 a 6 anos |
| Web | Semanal (diaria se recibe reservas ou formularios) | Varias versións, polo menos 1 mes |
| Correo | Semanal | 1 ano |
Opcións de backup para clínicas
Opción 1: nube automática (a base recomendada)
Ferramentas:
- Backblaze: copia ilimitada por ordenador cunha cota mensual baixa.
- Carbonite: similar, con boa reputación.
- Google Drive, OneDrive ou Dropbox: sincronizan e gardan versións, pero sós non son un backup.
Vantaxes:
- Automática: configúrala unha vez e funciona soa.
- Externa por definición.
- Garda versións de días ou semanas atrás.
Inconvenientes:
- Depende de internet.
- É un custo recorrente.
- Privacidade: comproba o cifrado, escolle servidores na UE se é posible e asina o contrato de encargado do tratamento.
Opción 2: NAS local
Un NAS é un dispositivo de almacenamento conectado á túa rede local, como os de Synology ou QNAP.
Vantaxes:
- Rápido, porque non depende de internet.
- Control total dos datos.
- Serve tamén como servidor de arquivos.
Inconvenientes:
- Está no mesmo sitio: non protexe contra incendio ou roubo.
- Precisa unha boa configuración.
- Investimento inicial orientativo: de 300 a 800 € entre dispositivo e discos.
Uso recomendado: complemento da nube, non substituto.
Opción 3: discos externos rotativos
2 discos que se alternan cada semana: un conectado facendo a copia e outro gardado noutro lugar. Iso si, cífraos: vas sacar datos de saúde da consulta.
Vantaxes:
- Sinxelo.
- O disco desconectado queda fóra do alcance do ransomware.
- Baixo custo.
Inconvenientes:
- É manual e esixe disciplina.
- A frecuencia é limitada.
- É doado esquecerse.
Opción 4: a copia do teu software de xestión
Case todos os programas de xestión clínica traen o seu propio sistema de copia:
- Configúrao segundo a documentación do fabricante.
- Comproba que se executa e onde deixa as copias.
- Non confíes ás cegas: proba a restaurar.
Configuración práctica recomendada
Profesional individual con orzamento axustado
- Backblaze ou similar no ordenador principal, en automático.
- Copia semanal en disco externo cifrado, con rotación se é posible.
- Exportación mensual das historias clínicas a un segundo almacenamento na nube.
Custo orientativo: de 10 a 20 € ao mes.
Clínica con varios ordenadores ou servidor
- NAS local para a copia rápida de todos os equipos.
- Réplica do NAS á nube (Backblaze B2, Wasabi ou similar), con copias inmutables se o servizo o permite.
- Copia do servidor ou do software de xestión segundo o fabricante.
- Copia mensual en disco externo gardada fóra da consulta.
Custo orientativo: de 50 a 150 € ao mes, máis o NAS.
A regra de ouro: probar a recuperación
Un backup que nunca intentaches restaurar é unha ilusión de seguridade.
Proba trimestral
- Escolle un arquivo ao chou dunha copia de hai 1 mes.
- Recupérao.
- Comproba que se abre ben.
- Anota o resultado.
Proba anual completa
- Simula un desastre nun ordenador de probas.
- Restaura o sistema completo desde a copia.
- Comproba que o software de xestión arrinca.
- Verifica que os datos están completos.
- Mide canto tardaches.
RTO e RPO: canto tempo e cantos datos podes perder
O RTO é canto tempo podes estar sen acceso aos datos:
- 1 hora: precisas copia local rápida e algún sistema redundante.
- 24 horas: a nube pode ser suficiente.
- 1 semana: con discos rotativos quizais chegues, pero é arriscado.
O RPO é cantos datos podes perder: con copia diaria, 1 día de traballo como moito. Nunha clínica, apunta a un RTO inferior a 24 horas e un RPO de 1 día.
Consideracións específicas para saúde
RXPD e backup
- Unha copia das historias clínicas segue sendo datos de saúde e merece a mesma protección ca os orixinais.
- O art. 32 do RXPD pide poder restaurar rapidamente o acceso aos datos tras un incidente e verificar con regularidade que as medidas funcionan.
- Copias cifradas, con acceso limitado e rexistro de quen accede.
- Se suprimes datos que non debes conservar, anótao para repetir a supresión se restauras unha copia antiga.
- Perder datos de saúde, aínda que sexa por un fallo, é unha violación de seguridade e pode obrigarte a notificala á AEPD en 72 horas.
Tes o contexto xeral na guía de RXPD para clínicas.
Conservación legal
- Historias clínicas: mínimo 5 anos desde a alta de cada proceso asistencial (Lei 41/2002); algunhas comunidades autónomas esixen máis.
- Facturación: 4 anos pola normativa fiscal, e ata 6 se che aplica a mercantil.
- Planifica a retención e a destrución de copias segundo eses prazos.
Ransomware: o inimigo actual
Cifra os teus arquivos e pide un rescate. As clínicas son un obxectivo atractivo porque sen datos non poden traballar.
Como te protexe o backup
- A nube con versións permite volver a antes do cifrado.
- A copia desconectada queda fóra do alcance do ataque.
Estratexia antirransomware
- Varias capas: local, nube e desconectada.
- Acceso restrinxido ás copias, con contas separadas e verificación en 2 pasos.
- Avisos automáticos se unha copia falla ou cambia de forma anómala.
Documenta o teu sistema de backup
Deixa por escrito:
- Que se copia.
- Con que frecuencia.
- Onde está cada copia.
- Como se recupera, paso a paso.
- Quen ten acceso.
- Cando se probou por última vez.
E garda unha copia impresa: se cae todo, vas necesitala.
Un exemplo: o backup que salvou a consulta
Imaxina unha clínica dental: un ransomware cifra o servidor e pide un rescate. As súas copias:
- NAS local: tamén cifrado, porque estaba conectado.
- Nube: subiu os arquivos xa cifrados, pero o historial de versións conservaba os de 6 horas antes.
- Disco externo semanal: desconectado, con datos de hai 5 días intactos.
Recuperación:
- Limpar o equipo e reinstalar o sistema e o software de xestión.
- Restaurar historias clínicas e axenda desde a nube.
- Restaurar desde o disco externo os documentos non críticos.
- Verificar a integridade dos datos.
Resultado: 1 xornada de traballo técnico, pérdense as citas das últimas 6 horas (recuperables con chamadas) e non se paga rescate. Sen copia externa, a historia sería outra.
Erros fatais de backup
“Teño copia nun disco externo… sempre conectado”
O ransomware cifra tamén o conectado. Desconecta o disco despois de cada copia.
“Fago backup mensual, é suficiente”
Perder un mes de datos nunha clínica é unha catástrofe. Para os datos críticos, copia diaria como mínimo.
“O meu aloxamento xa fai backup”
Moitos aloxamentos non inclúen copias, cóbranas á parte ou só gardan uns días. Revisa o teu contrato e o que debería incluír o mantemento dunha web en produción.
“Uso Dropbox, ese é o meu backup”
Sincronizar non é facer backup: se borras algo por erro, bórrase en todos os dispositivos. Precisas versións ou unha copia independente.
Non probar nunca a restauración
O día do desastre non é o momento de descubrir que a copia está corrupta.
Conclusión: o seguro que esperas non usar
O backup é como o seguro do fogar: pagas por algo que esperas non precisar, pero o día que o precisas decide se segues traballando. En saúde, ademais, é unha obriga legal e ética, e unhas decenas de euros ao mes son pouco fronte a unha perda grave.
O mellor backup é o que nunca usas. O segundo mellor, o que restauras sen problemas. O peor, o que descobres defectuoso no peor momento. Configura, automatiza, verifica e durme tranquilo.
Se queres saber se a túa clínica podería recuperarse mañá dun fallo, escríbenos e revisamos contigo o teu sistema de copias: que se copia, onde e se de verdade se pode restaurar.