- O desenvolvimento é o departamento de uma agência que pior escala: um designer consegue levar vários projetos em paralelo, um programador sénior não consegue fazê-lo sem perder rendimento.
- O custo do estrangulamento não aparece na contabilidade, mas aparece nos projetos recusados, nos atrasos acumulados e nas margens que nunca melhoram.
- A solução nem sempre é contratar. Muitas vezes é mudar a forma de obter capacidade técnica.
Há um momento na vida de quase todas as agências em que o crescimento abranda sem que ninguém o tenha decidido. Os clientes chegam, as propostas saem e a equipa de design e estratégia funciona bem. E, mesmo assim, os projetos acumulam-se, os prazos arrastam-se e a rentabilidade não melhora, ainda que faturas mais.
Quando isto acontece, a causa costuma estar no mesmo sítio: o departamento de desenvolvimento não consegue absorver a procura que o resto da agência gera.
O sintoma que a maioria das agências ignora durante demasiado tempo
O problema raramente chega de uma só vez. Começa de forma subtil: um projeto que demora um pouco mais do que o previsto, um cliente que pergunta pelo estado do seu site mais vezes do que o normal, uma proposta perdida porque os prazos eram demasiado longos. São sinais que se interpretam como incidentes pontuais até se tornarem a norma.
O indicador mais claro é quantas oportunidades recusas ou adias por falta de capacidade técnica. Quase nenhuma agência o mede, e quem começa a registá-lo costuma descobrir que não é um caso isolado, mas uma fuga constante de projetos.
Porque é que o desenvolvimento não escala como o resto da agência
Um gestor de conta consegue gerir 5 clientes em paralelo com bastante eficiência. Um designer consegue alternar entre 3 projetos em fases diferentes sem perder o ritmo. Um programador sénior não funciona assim.
O custo da mudança de contexto
Programar exige um estado de concentração profunda que demora bastante a alcançar. Cada interrupção (uma reunião, uma dúvida urgente de outro projeto, um pedido de alteração de um cliente) quebra esse estado e obriga a reconstruí-lo. Num dia com várias interrupções, um programador pode passar mais tempo a recuperar o fio à meada do que a escrever código.
Por isso, uma pessoa técnica dividida entre 2 projetos não rende como 2 meias pessoas: rende menos, porque parte do dia vai-se a sair de um projeto e a voltar a entrar no outro.
A dívida técnica herdada
Cada projeto que sai com atalhos (código que funciona mas está mal estruturado, soluções rápidas que ninguém vai limpar depois) acrescenta peso ao seguinte. Quem mantiver esse projeto nos próximos meses vai precisar de tempo para perceber o que lá está, resolver o que os atalhos deixaram pendente e fazer conviver o código novo com decisões antigas. Explicamos isto com mais detalhe em o que é a dívida técnica e porque destrói projetos que pareciam sólidos.
Numa agência que trabalha a alta velocidade, essa dívida acumula-se em silêncio até que manter projetos existentes consome mais tempo da equipa do que desenvolver projetos novos.
A assimetria entre o que se vende e o que se consegue entregar
A equipa comercial e a de gestão de contas vivem a um ritmo diferente do da equipa técnica. As propostas fecham-se em semanas; o que se prometeu demora meses a construir. No intervalo entre essas 2 velocidades nascem as tensões mais habituais: prazos que pareciam razoáveis quando se assinou o contrato e que se tornam impossíveis quando a equipa técnica já tem outros 2 projetos em curso.
A conta que ninguém faz: quanto custa realmente o estrangulamento
Não aparece em nenhuma linha da contabilidade, mas pode estimar-se com contas simples.
Projetos recusados ou adiados
Faz o teste com os teus próprios números. Se a tua agência recusa ou adia 2 projetos por mês por falta de capacidade técnica e o valor médio é de 5.000 euros, ao fim do ano são 120.000 euros de faturação que nunca entra. Mesmo que só fechasses uma parte, o valor continuaria a ser sério.
O custo dos atrasos nos projetos ativos
Cada semana de atraso tem um custo direto (horas da equipa que não se podem faturar) e outro indireto: a relação com o cliente ressente-se e baixa a probabilidade de voltar a contratar. Imagina um projeto de 8.000 euros que se atrasa 2 semanas e obriga a dedicar-lhe mais 25 horas do que as orçamentadas. A um custo interno de 50 euros por hora são 1.250 euros, mais de 15% do preço do projeto, que na prática saem diretamente da margem.
O custo de oportunidade da equipa técnica mal aproveitada
Quando a equipa técnica dedica a maior parte do tempo a manutenção e correções em vez de desenvolvimento novo, a agência está a pagar um perfil sénior por um trabalho que podia ser resolvido de outra forma. Além disso, a retenção ressente-se: os bons programadores vão-se embora quando o trabalho se torna monótono.
Porque é que contratar mais nem sempre resolve o problema
A resposta instintiva é contratar. Às vezes é a correta, mas nem sempre funciona.
O tempo de integração
Um programador novo costuma demorar vários meses a ser plenamente produtivo numa agência. Durante esse tempo, alguém da equipa tem de lhe explicar como se trabalha e como estão montados os projetos existentes. Esse tempo sai de uma equipa que já está saturada, por isso contratar pode agravar o problema durante os primeiros meses.
O custo total real
Um programador sénior em Espanha ganha habitualmente entre 40.000 e 60.000 euros brutos anuais, consoante a cidade e o perfil, e em Madrid ou Barcelona pode ser mais. A isso há que somar as contribuições para a Segurança Social a cargo da empresa (cerca de 30% adicionais), o equipamento, as licenças, o espaço e o tempo de gestão. O custo total para a agência anda facilmente entre 55.000 e 85.000 euros por ano. E é um custo fixo que não desaparece quando o trabalho abranda.
A capacidade adicional real que acrescenta
Uma pessoa nova não acrescenta uma pessoa de capacidade desde o primeiro dia. Como referência aproximada (varia muito consoante o perfil e os projetos), pode contribuir com cerca de 30% durante os 3 primeiros meses, 60% nos 3 seguintes e 100% a partir do sexto mês. Se o estrangulamento é urgente, contratar não o resolve a tempo.
O que separa as agências que escalam das que estagnam
As agências que conseguem crescer sem que o desenvolvimento se torne o seu teto costumam ter algo em comum: separaram a capacidade técnica de que precisam da equipa que têm em quadro.
Isso pode assumir formas diferentes. Algumas trabalham com um parceiro tecnológico externo que absorve os projetos que a equipa interna não consegue assumir, muitas vezes em regime white-label, de forma que o cliente continua a lidar apenas com a agência. Outras redesenharam os seus processos para reduzir o tempo técnico por projeto sem baixar a qualidade: componentes reutilizáveis, modelos de projeto, documentação e menos trabalho feito do zero.
Em todos os casos deixaram de tratar a capacidade técnica como um recurso fixo e veem-na como algo que se ajusta consoante a procura. Atenção, porém: nem todo o apoio externo funciona da mesma maneira. Não é a mesma coisa um parceiro técnico e um fornecedor de horas, e a diferença nota-se precisamente quando há mais pressão.
Checklist: o desenvolvimento é o ponto de estrangulamento da tua agência?
Estes sinais indicam que o problema já existe, mesmo que ainda não se veja na contabilidade:
- Recusaste ou adiaste mais de um projeto nos últimos 3 meses por falta de capacidade técnica.
- Os projetos em desenvolvimento demoram, em média, mais 20% do que o orçamentado.
- A tua equipa técnica trabalha habitualmente em mais de 2 projetos ao mesmo tempo.
- A manutenção de projetos existentes consome mais de 30% do tempo técnico disponível.
- As tuas propostas incluem prazos mais longos do que o cliente espera porque a equipa não tem disponibilidade antes.
- Perdeste algum cliente nos últimos 6 meses por atrasos ou problemas técnicos recorrentes.
- Os teus programadores estão há mais de 6 meses sem trabalhar em nada tecnicamente novo ou estimulante.
Se assinalas 3 ou mais, o estrangulamento já está a afetar o negócio. Se assinalas 5 ou mais, está claramente a limitar o teu crescimento.
Perguntas frequentes
A partir de que dimensão de agência o estrangulamento técnico é um problema real?
Desde o primeiro projeto que recusas por falta de capacidade técnica. Não é uma questão de dimensão, mas de desequilíbrio entre a procura que a equipa comercial gera e a capacidade da equipa técnica. Uma agência de 5 pessoas pode tê-lo tanto como uma de 50.
Não é simplesmente um problema de gestão de projetos?
Uma boa gestão de projetos reduz o impacto, mas não elimina o problema. Se a capacidade técnica disponível não chega para a procura, reorganizar o trabalho não acrescenta capacidade: apenas distribui o défice de outra maneira.
Como distingo este problema de um simples mau planeamento?
O mau planeamento provoca atrasos em projetos concretos. O estrangulamento técnico provoca atrasos sistemáticos em todos os projetos, trimestre após trimestre, planeie-se como se planear. Se o padrão se repete, o problema não é o planeamento, é a capacidade.
Na Baqueiro trabalhamos como parceiro tecnológico de agências que precisam de capacidade técnica sénior sem aumentar a equipa. Se reconheces na tua agência o padrão que este artigo descreve, conta-nos o teu caso e vemos juntos que opções tens.